Od 18 października 2026 r. kończy się okres przejściowy dotyczący orzeczeń medycyny pracy. Lekarz będzie co do zasady wystawiał dokument elektronicznie, a nie na papierowym formularzu przekazywanym później przez pracownika do kadr. Dla pracodawców oznacza to przede wszystkim konieczność uporządkowania obiegu dokumentów z jednostką medycyny pracy. Jedno się natomiast nie zmienia: pracownika nadal nie wolno dopuścić do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
E-orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. – ważna zmiana dla pracodawców
Jeżeli odpowiadasz w firmie za kadry, BHP albo zatrudnianie nowych pracowników, warto potraktować najbliższe dni jak krótkie szkolenie organizacyjne.Nie zmienia się bowiem sam obowiązek wykonywania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych.
Zmienia się sposób wystawiania oraz przekazywania orzeczenia.
Podstawą nowych zasad jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 456. Od 17 kwietnia do 17 października 2026 r. trwał okres przejściowy, w którym lekarz mógł wystawić dokument papierowo albo elektronicznie. Od 18 października elektroniczne orzeczenie staje się zasadą.
Najpierw najważniejsze: co się faktycznie zmienia?
Po badaniu lekarz medycyny pracy wystawia e-orzeczenie, które zostaje zapisane w Systemie Informacji Medycznej. Pracownik może zobaczyć dokument na swoim Internetowym Koncie Pacjenta. Jeśli potrzebuje tradycyjnej wersji, może poprosić o wydruk.
Pracodawca nie powinien jednak uzależniać odbioru dokumentu od tego, czy pracownik wydrukuje go z IKP.
Jednostka medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z pracodawcą. To właśnie ten element firmy powinny teraz sprawdzić w pierwszej kolejności. Gov.pl
E-orzeczenie medycyny pracy – ściąga dla pracodawcy
| Obszar | Co obowiązuje od 18.10.2026? | Co sprawdzić w firmie? |
|---|---|---|
| Forma orzeczenia | co do zasady elektroniczna | czy procedury kadrowe nie wymagają już wyłącznie papieru |
| Przekazanie pracodawcy | przez jednostkę medycyny pracy według umowy | adres, system lub inny uzgodniony kanał odbioru |
| Dopuszczenie do pracy | nadal wymaga aktualnego orzeczenia | kto kontroluje dokument przed rozpoczęciem pracy |
Pracownik mówi: „badania mam zrobione”. Czy można dopuścić go do pracy?
Nie wystarczy słowo pracownika, że posiada orzeczenie od lekarza medycyny pracy, by dopuścić go do stanowiska. To jedna z najważniejszych rzeczy, które warto przypomnieć osobom zajmującym się zatrudnianiem pracowników.
Pracownik może przejść badanie, otrzymać od lekarza informację, że wszystko jest w porządku i zobaczyć swoje orzeczenie na IKP. Pracodawca nadal musi dysponować aktualnym orzeczeniem lekarskim, zanim dopuści tę osobę do wykonywania pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy przypomina wprost o art. 229 § 4 Kodeksu pracy: pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku i w warunkach opisanych w skierowaniu.
Przykład: Wyobraźmy sobie prostą sytuację.
Nowy operator ma rozpocząć pracę w poniedziałek. Badania przechodzi w piątek. W poniedziałek rano pojawia się w zakładzie i informuje kierownika, że lekarz „podpisał zdolność”.
Jeśli ustalony z przychodnią elektroniczny dokument nie dotarł jeszcze do osoby odpowiedzialnej po stronie pracodawcy, nie należy zastępować orzeczenia ustną deklaracją pracownika.
Czy pracodawca otrzyma dostęp do IKP pracownika?
Internetowe Konto Pacjenta pozostaje kontem osoby badanej. Pracodawca nie powinien prosić pracownika o dane do logowania ani uzależniać obsługi orzeczenia od udostępnienia IKP.
Dokument dla pracodawcy powinien trafić kanałem ustalonym z jednostką medycyny pracy. Jednocześnie elektroniczna forma orzeczeń nie daje firmie szerszego dostępu do informacji o zdrowiu pracownika.
Pracodawcę interesuje przede wszystkim wynik oceny zdolności do pracy na danym stanowisku oraz informacje, które przepisy przewidują w orzeczeniu. Sama dokumentacja medyczna i szczegółowe rozpoznania pozostają poza zakresem informacji przekazywanych firmie.
Czy papier całkowicie znika?
Podstawową formą będzie e-orzeczenie (czyli forma elektroniczna orzeczenia lekarskiego), ale przepisy pozostawiają możliwość wystawienia dokumentu papierowego przede wszystkim wtedy, gdy lekarz nie ma dostępu do odpowiedniego systemu teleinformatycznego. Przewidziano także określone wyjątki dotyczące niektórych służb i żołnierzy zawodowych.
To oznacza, że dział kadr nie powinien automatycznie odrzucać papierowego dokumentu tylko dlatego, że został wystawiony po 18 października.
Trzeba natomiast odróżnić taki wyjątek od zwykłego wydruku e-orzeczenia, o który pracownik może poprosić lekarza.
Co powinien zrobić pracodawca jeszcze przed kolejnym badaniem?
Pracodawca od 18 października 2026 roku powinien przeprowadzić krótką kontrolę własnej procedury pobierania i przechowywania e-orzeczeń. Nie trzeba tworzyć kilkunastostronicowej instrukcji – ważne, aby każdy wiedział, kto odpowiada za dokument od momentu skierowania pracownika na badanie do jego włączenia do dokumentacji.
- Sprawdź umowę z jednostką medycyny pracy. Powinno być jasne, w jaki sposób i w jakim terminie e-orzeczenia trafiają do firmy.
- Wyznacz odbiorcę dokumentów. Może to być dział kadr, osoba odpowiedzialna za BHP lub inny upoważniony pracownik.
- Ustal procedurę przed pierwszym dniem pracy. Nowo zatrudniona osoba nie może rozpocząć pracy tylko dlatego, że informuje o pozytywnym wyniku badania.
- Sprawdź wewnętrzne formularze i instrukcje. Jeśli nadal znajduje się w nich zapis „pracownik dostarcza papierowe orzeczenie do kadr”, wymaga on aktualizacji.
- Zadbaj o sposób przechowywania dokumentu. E-orzeczenie nie powinno pozostać wyłącznie jako przypadkowy załącznik na ogólnej skrzynce e-mail.
- Przekaż zmianę kierownikom i osobom zatrudniającym. To właśnie bezpośredni przełożony często jako pierwszy musi zdecydować, czy pracownik może rozpocząć pracę.
E-orzeczenie to zmiana techniczna, ale problem może być organizacyjny
Największym ryzykiem nie jest sama cyfryzacja. Problem pojawi się wtedy, gdy przychodnia medycyny pracy uważa, że przesłała dokument zgodnie z ustaleniami, dział kadr nie wie, gdzie go znaleźć, a kierownik zakłada, że skoro pracownik był u lekarza, może rozpocząć pracę.
Dlatego nową procedurę dobrze potraktować dokładnie tak jak inne zmiany wpływające na bezpieczeństwo pracy: ustalić odpowiedzialność, przepływ informacji oraz sposób dokumentowania.
To niewielka zmiana, jeśli jest przygotowana wcześniej. Może stać się poważnym problemem, jeśli firma zacznie rozwiązywać ją dopiero rano w dniu zatrudnienia nowego pracownika.
Co medycyna pracy ma wspólnego z prawidłowo prowadzonym BHP?
Medycyna pracy ma znacznie więcej z prawidłowo prowadzonym BHP w zakładzie, niż może się wydawać.
Lekarz nie ocenia przecież pracownika „w oderwaniu” od stanowiska. Podstawą badania pozostają informacje o warunkach pracy i zagrożeniach występujących na stanowisku. Państwowa Inspekcja Sanitarna wskazuje, że podstawą wydania orzeczenia jest m.in. ocena zagrożeń oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia.
Dlatego źle przygotowana dokumentacja po stronie pracodawcy może mieć znaczenie również dla medycyny pracy.
Jeżeli w zakładzie zmieniła się technologia, urządzenia, substancje chemiczne, sposób wykonywania pracy albo samo stanowisko, warto sprawdzić nie tylko skierowanie na badania. Często aktualizacji wymagają także ocena ryzyka zawodowego, instrukcje BHP, pomiary środowiska pracy i sposób szkolenia pracowników.
CENTRO PLUS – wsparcie BHP dla pracodawców
Dla przedsiębiorcy najwygodniejszym rozwiązaniem jest sytuacja, w której terminy badań, szkolenia, oceny ryzyka i dokumentacja nie funkcjonują jako kilka oddzielnych systemów.
W ramach kompleksowego nadzoru BHP dla firm CENTRO PLUS prowadzi m.in. szkolenia wstępne i okresowe, dokumentację oceny ryzyka zawodowego, postępowania powypadkowe, wymagane rejestry – w tym dotyczące badań lekarskich – przeglądy stanu BHP, instrukcje, procedury oraz bieżące doradztwo dotyczące zmian przepisów.
Właśnie przy zmianach takich jak e-orzeczenia ma to praktyczne znaczenie. Pracodawca nie musi samodzielnie analizować każdego nowego przepisu i zastanawiać się, czy wpływa on na stosowane w firmie procedury.
Kompleksowy nadzór BHP dla firm
Szkolenie pracowników i kadry nadal pozostaje jednym z podstawowych obowiązków
Zmiana zasad w medycynie pracy nie zastępuje szkoleń BHP.
Pracodawca powinien nadal pamiętać zarówno o prawidłowym szkoleniu nowo zatrudnionej osoby, jak i o szkoleniach okresowych odpowiednich dla jej stanowiska. CENTRO PLUS realizuje szkolenia dla stanowisk robotniczych, administracyjno-biurowych oraz wybranych branż, a program może zostać dostosowany do zagrożeń występujących w konkretnym zakładzie.
W ofercie znajdują się również szkolenia z pierwszej pomocy, ochrony przeciwpożarowej, pracy na wysokości oraz inne kursy związane z bezpieczeństwem i kwalifikacjami pracowników.
Pełną ofertę można sprawdzić tutaj: szkolenia i usługi CENTRO PLUS.
Włocławek, Płock, Toruń, Inowrocław – obsługa BHP dla firm z regionu
CENTRO PLUS ma siedzibę we Włocławku oraz bazę szkoleniową w Płocku, ale współpracuje również z przedsiębiorstwami z Torunia, Inowrocławia i innych miejscowości województwa kujawsko-pomorskiego. Szkolenia dla firm mogą być organizowane także poza własną bazą szkoleniową, w uzgodnionym miejscu i terminie.
To rozwiązanie szczególnie wygodne dla zakładów produkcyjnych, firm budowlanych, transportowych, magazynów, warsztatów czy przedsiębiorstw zatrudniających większe grupy pracowników.
Zamiast wysyłać każdą osobę oddzielnie do Włocławka, można ustalić szkolenie w siedzibie przedsiębiorstwa, a przy stałej obsłudze BHP również regularnie weryfikować dokumentację, terminy i zmiany organizacyjne.
Aktualizacja przepisów jest częścią nadzoru BHP, a nie dodatkowym zadaniem „na później”
Przykład e-orzeczeń dobrze pokazuje, dlaczego BHP nie powinno ograniczać się do przeprowadzenia szkolenia raz na kilka lat.
Przepisy się zmieniają. Zmieniają się też stanowiska, procesy, maszyny oraz liczba zatrudnionych osób.
Stały nadzór pozwala zareagować wcześniej – zanim brak aktualnej procedury ujawni się podczas zatrudniania pracownika, kontroli albo po wypadku.
CENTRO PLUS wspiera firmy w bieżącej interpretacji przepisów i prowadzeniu wymaganej dokumentacji, a zakres obsługi może być dopasowany zarówno do niewielkiego przedsiębiorstwa, jak i większego zakładu pracy.
Co warto zapamiętać ze zmiany obowiązującej od 18 października 2026?
Od 18 października 2026 r. e-orzeczenie medycyny pracy staje się podstawowym sposobem dokumentowania wyniku badania. Pracownik zobaczy dokument na IKP, a firma powinna otrzymać go w sposób uzgodniony z jednostką medycyny pracy.
Nie zmienia się natomiast odpowiedzialność pracodawcy.
Przed rozpoczęciem pracy trzeba upewnić się, że istnieje aktualne orzeczenie. Trzeba prawidłowo prowadzić dokumentację, pilnować badań, organizować szkolenia oraz aktualizować ocenę ryzyka wtedy, gdy zmieniają się warunki pracy.
Dlatego przed 18 października warto zrobić jedną prostą rzecz: sprawdzić, czy osoba odpowiedzialna za kadry i BHP wie dokładnie, skąd od poniedziałku będzie odbierała orzeczenia medycyny pracy.
Jeśli przy okazji okaże się, że uporządkowania wymagają również szkolenia, rejestry, oceny ryzyka czy inne procedury, można skorzystać z usług BHP CENTRO PLUS dla firm z Włocławka, Płocka, Torunia, Inowrocławia i pozostałych miejscowości regionu.
CENTRO PLUS
ul. Wronia 28, 87-800 Włocławek
tel. +48 785 009 806
e-mail: biuro@centro-plus.pl
Źródła i podstawa prawna
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 456 – zmiana zasad wystawiania orzeczeń medycyny pracy. Dziennik Ustaw – Dz.U. 2026 poz. 456 https://dziennikustaw.gov.pl/DU/2026/456
- Państwowa Inspekcja Pracy – 12 października 2026 r. – informacje o zakończeniu okresu przejściowego, IKP, wyjątkach od formy elektronicznej oraz obowiązkach pracodawcy: https://gdansk.pip.gov.pl/aktualnosci/koniec-okresu-przejsciowego-orzeczenia-medycyny-pracy-wylacznie-w-formie-elektronicznej
- Centrum e-Zdrowia – zasady działania elektronicznych orzeczeń i harmonogram wdrożenia: https://www.cez.gov.pl/pl/page/o-nas/aktualnosci/nowe-zasady-wystawiania-orzeczen-medycyny-pracy
- Państwowa Inspekcja Sanitarna – praktyczne informacje o przekazywaniu dokumentu pracodawcy i podstawach wydawania orzeczeń. https://www.gov.pl/web/wsse-bialystok/medycyna-pracy-od-17-kwietnia-2026-roku-co-wprowadzila-zmiana-rozporzadzenia2
Co warto zapamiętać ze zmiany obowiązującej od 18 października 2026 dotyczącej – e-orzeczeń lekarskich?